Toimur ordnet Ihre Arbeit nach Kunde, Projekt und Aufgabe. Sie erfassen Ihre Stunden pro Aufgabe, und Toimur macht aus fertiger Arbeit eine Rechnung.
Jede erfasste Stunde gehört zu einer Aufgabe, jede Aufgabe zu einer Bestellung, jede Bestellung zu einem Projekt und jedes Projekt zu einem Kunden. Weil alles miteinander verbunden ist, kann Toimur zeigen, was jedes Einzelne davon wert ist. Sie müssen keine Stundentabelle mit einem Ordner voller Verträge abgleichen.
Legen Sie Währung, Zahlungsziel, USt-IdNr. und Rechnungssprache einmal für jeden Kunden fest. Freelancer haben oft Kunden in verschiedenen Ländern, deshalb hat jeder Kunde eigene Einstellungen. Ihr eigenes Unternehmen ist ebenfalls ein Kunde, deshalb wird interne Arbeit getrennt erfasst und nicht als abrechenbar gezählt.
Ein Projekt ist ein zusammenhängendes Stück Arbeit, so wie Ihr Kunde es sieht. Es gehört zu dem Kunden, der dafür bezahlt, und hat eigene Termine und Notizen. Wenn ein Projekt endet, archivieren Sie es, statt es zu löschen.
Die Bestellung ist der Vertrag hinter einem Projekt. Sie enthält die Bestellnummer Ihres Kunden, wenn er Ihnen eine gibt. Wenn Sie die Bestellung anlegen, werden Ihre Sätze darauf festgeschrieben. Ein neuer Preis, den Sie im nächsten Jahr vereinbaren, ändert also nicht den Preis für Arbeit, die bereits vereinbart ist. Jede Rechnung betrifft eine Bestellung. Viele Kunden gleichen die Rechnung mit der Bestellung ab, bevor sie bezahlen.
Eine Aufgabe wird auf eine von zwei Arten abgerechnet. Beim Festpreis rechnen Sie die vereinbarten Stunden vollständig ab, wenn die Arbeit fertig ist, ganz gleich, wie viele Stunden sie wirklich gedauert hat. Beim Stundenkontingent rechnen Sie die Stunden ab, die Sie verbrauchen, bis zur vereinbarten Obergrenze. Sie legen das einmal an der Aufgabe fest, denn an den Stunden allein lässt sich nicht erkennen, was vereinbart wurde.
Geben Sie ein Datum, die Anzahl der Stunden und eine Notiz ein. Die Notiz wird zum Text der Rechnungszeile. Es gibt keine Stoppuhr und keine Leerlauferkennung. Toimur akzeptiert nicht mehr Stunden als die Obergrenze, die Sie mit dem Kunden vereinbart haben.
Erstellen Sie sie in der Ansicht „Nicht abgerechnet“, mit allem, was unter einer Bestellung offen ist. Toimur erzeugt ein PDF in der Sprache Ihres Kunden, mit seiner Bestellnummer, Ihren Zahlungsangaben und dem vereinbarten Zahlungsziel.
Eine unbezahlte Rechnung fällt leicht auf. Eine Woche fertiger Arbeit, die nie abgerechnet wurde, nicht. Deshalb zeigt der erste Bildschirm von Toimur, wie viel Arbeit auf eine Rechnung wartet. Die Ansicht „Nicht abgerechnet“ listet alles auf, nach Kunde und Bestellung gruppiert, älteste zuerst, mit einer Summe je Währung und dem Alter des ältesten Postens. Dort können Sie aus jeder Gruppe eine Rechnung machen.
Das Board zeigt Ihre Aufgaben in drei Spalten: Zu tun, In Arbeit und Erledigt. Sie können alle Ihre Kunden sehen oder jeweils einen einzelnen Kunden oder ein einzelnes Projekt. Jede Karte zeigt Kunde, Projekt und die erfassten Stunden im Verhältnis zum Budget. Eine Aufgabe wandert nach „In Arbeit“, sobald Sie ihre erste Stunde erfassen, und nach „Erledigt“, wenn Sie sie abschließen. Sie ziehen keine Karten, deshalb stimmt das Board immer mit der Zeit überein, die Sie erfasst haben.
Die Stunden, die Sie erfassen, haben keinen eigenen Preis. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, ermittelt Toimur den Satz: aus der Bestellung, dem Kunden oder Ihrem Standardsatz. Dann trägt Toimur den Preis in die Rechnungszeile ein. Nicht abgerechnete Arbeit wird daher zu den Sätzen berechnet, die am Tag der Rechnung gelten, und eine bereits ausgestellte Rechnung behält ihre Preise. Beträge werden in ganzen Cent gerechnet, deshalb stimmt jede Summe auf den Cent genau.
Ein Beispiel mit echten Berechnungen: drei Zeilen erfasster Arbeit unter einer Bestellung, ein von Hand eingetragener Tagessatz und die Umsatzsteuer, berechnet auf die Zwischensumme und nicht auf jede Zeile.
Nicht alles, was Sie verkaufen, ist Zeit. Führen Sie Ihre Lizenzen, Supportverträge und Pakete in einem Katalog. Jedes Produkt hat eine Einheit (zum Beispiel pro Benutzer oder pro Organisation), eine Laufzeit (von einmalig oder monatlich bis zur unbefristeten Lizenz) und einen Preis je Währung. Fügen Sie Produkte einem Angebot oder einer Rechnung hinzu, neben Ihren Stunden. Wenn Sie ein Produkt hinzufügen, übernimmt die Zeile seinen Namen und Preis. Wenn Sie den Preis später ändern, bleiben Dokumente, die Sie schon erstellt haben, also unverändert. Toimur rechnet einen Preis nie von einer Währung in eine andere um.
Ein Lead ist ein Unternehmen, das Sie gern als Kunden hätten. Speichern Sie seine Website, Branche und Größe, Ihre Ansprechpartner dort und Ihren Verlauf mit ihnen: Kontaktaufnahmen, Antworten, Termine und Notizen. Die Phase des Leads ändert sich, wenn Sie diese Einträge erfassen. Ein nächster Schritt mit Datum erscheint in der Übersicht, wenn er fällig ist. Eine Verkaufschance ist etwas, das Sie einem Unternehmen verkaufen möchten: Produkte aus Ihrem Katalog und Stunden. Die Pipeline zeigt jede Verkaufschance nach Phase, von „Offen“ bis „Gewonnen“. Wenn Sie aus einer Verkaufschance ein Angebot erstellen, sind seine Zeilen schon ausgefüllt. Wenn ein Lead kauft, machen Sie ihn zum Kunden, und seine Ansprechpartner und sein Verlauf gehen auf den Kunden über. Leads gehören zum Tarif Max.
Keine Teamfunktionen: keine Zuweisung von Arbeit, keine Rollen, keine Berechtigungen, kein geteiltes Postfach, kein Aktivitätsfeed und kein Preis pro Benutzer. Viele ähnliche Werkzeuge sind für wachsende Agenturen gemacht und kosten pro Benutzer. Toimur ist für Freelancer, Einzelunternehmer, freie Berater und Ein-Personen-Agenturen, zu einem Preis.
Sie tragen den Umsatzsteuersatz auf jeder Zeile ein. Toimur berechnet die Umsatzsteuer und druckt sie auf die Rechnung. Toimur leitet keinen Satz ab: nicht aus dem Land Ihres Kunden, nicht aus einer USt-IdNr. und nicht aus dem, was Sie verkaufen. Toimur prüft USt-IdNr. in keinem amtlichen Register. Die Wahl des richtigen Satzes ist eine buchhalterische Entscheidung, und die bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Gut zu wissen, bevor Sie anfangen. Das sind bewusste Entscheidungen, keine fehlenden Funktionen.
Keine Kreditkarte nötig. Zeiterfassung, die Ansicht „Nicht abgerechnet“ und PDF-Rechnungen sind im kostenlosen Tarif enthalten. Die bezahlten Tarife heben die Grenzen an und entfernen das Wasserzeichen vom PDF.
Sehen, was jeder Tarif kostet