Toimur organise votre travail par client, projet et tâche. Vous saisissez vos heures sur chaque tâche, et Toimur transforme le travail terminé en facture.
Chaque heure que vous saisissez appartient à une tâche, chaque tâche à un bon de commande, chaque bon de commande à un projet, et chaque projet à un client. Comme tout est relié, Toimur peut montrer ce que vaut chacun d’eux. Vous n’avez pas besoin de comparer un tableur d’heures avec un dossier de contrats.
Pour chaque client, réglez une seule fois la devise, le délai de paiement, le numéro fiscal et la langue de facturation. Les freelances ont souvent des clients dans plusieurs pays, c’est pourquoi chaque client a ses propres réglages. Votre propre société est aussi un client, donc le travail interne est suivi à part et n’est pas compté comme facturable.
Un projet est une mission, telle que votre client la voit. Il appartient au client qui le paie et a ses propres dates et notes. Quand un projet se termine, vous l’archivez au lieu de le supprimer.
Le bon de commande est le contrat derrière un projet. Il porte le numéro de bon de commande de votre client, s’il vous en donne un. Vos tarifs sont figés sur le bon de commande le jour où vous le créez. Un nouveau prix convenu l’an prochain ne change donc pas le prix du travail déjà convenu. Chaque facture porte sur un seul bon de commande. Beaucoup de clients comparent la facture au bon de commande avant de payer.
Il y a deux façons de facturer une tâche. Avec un forfait, vous facturez la totalité des heures convenues une fois le travail terminé, quel que soit le temps réellement passé. Avec une enveloppe d’heures, vous facturez les heures utilisées, jusqu’au plafond convenu. Vous faites ce choix une seule fois, sur la tâche, car les heures seules ne montrent pas laquelle a été convenue.
Saisissez une date, le nombre d’heures et une note. La note devient le texte de la ligne de facture. Il n’y a ni chronomètre ni détection d’inactivité. Toimur n’accepte pas plus d’heures que le plafond convenu avec le client.
Créez-la depuis l’écran « Non facturé », avec tout ce qui est dû sur un même bon de commande. Toimur génère un PDF dans la langue de votre client, avec son numéro de bon de commande, vos coordonnées de paiement et le délai de paiement convenu.
Une facture impayée se remarque facilement. Ce n’est pas le cas d’une semaine de travail terminé qui n’a jamais été facturée. C’est pourquoi le premier écran de Toimur montre combien de travail attend d’être facturé. L’écran « Non facturé » affiche tout ce travail, groupé par client et par bon de commande, du plus ancien au plus récent, avec un total par devise et l’ancienneté de l’élément le plus ancien. De là, vous pouvez transformer chaque groupe en facture.
Le tableau montre vos tâches en trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Vous pouvez voir tous vos clients, ou un client ou un projet à la fois. Chaque carte indique son client, son projet et les heures saisies par rapport à son budget. Une tâche passe à « En cours » quand vous saisissez sa première heure, et à « Terminé » quand vous la clôturez. Vous ne faites pas glisser les cartes, donc le tableau correspond toujours au temps que vous avez saisi.
Les heures que vous saisissez ne portent pas de prix. Quand vous créez une facture, Toimur trouve le tarif : celui du bon de commande, celui du client ou votre tarif standard. Il écrit ensuite le prix sur la ligne de facture. Le travail non facturé utilise donc les tarifs en vigueur le jour où vous facturez, et une facture déjà émise garde ses prix. Les montants sont calculés en centimes entiers : chaque total est ainsi exact au centime près.
Un exemple avec de vrais calculs : trois lignes de travail suivi sur un même bon de commande, un tarif journalier saisi à la main, et la TVA calculée sur le sous-total, pas sur chaque ligne.
Vous ne vendez pas seulement du temps. Rangez vos licences, contrats de support et offres groupées dans un catalogue. Chaque produit a une unité (par exemple, par utilisateur ou par organisation), une période (du ponctuel ou mensuel jusqu’à la licence perpétuelle) et un prix par devise. Ajoutez des produits à un devis ou à une facture, à côté de vos heures. Quand vous ajoutez un produit, la ligne reprend son nom et son prix. Ainsi, si vous changez le prix plus tard, les documents déjà créés restent inchangés. Toimur ne convertit jamais un prix d’une devise à une autre.
Un prospect est une société que vous aimeriez avoir comme client. Enregistrez son site web, son secteur et sa taille, les personnes que vous y connaissez et l’historique de vos échanges : prises de contact, réponses, rendez-vous et notes. Le statut du prospect change à mesure que vous les saisissez. Une prochaine étape datée apparaît dans la vue d’ensemble quand elle arrive à échéance. Une opportunité, c’est ce que vous voulez vendre à une société : des produits de votre catalogue, et des heures. Le pipeline montre chaque opportunité selon son statut, d’ouverte à gagnée. Un devis créé à partir d’une opportunité commence avec ses lignes déjà remplies. Quand un prospect achète, vous le convertissez en client, et ses contacts et son historique le suivent. Les prospects font partie de la formule Max.
Pas de fonctionnalités d’équipe : pas d’attribution de tâches, pas de rôles, pas de droits d’accès, pas de boîte de réception partagée, pas de fil d’activité, et pas de prix par utilisateur. Beaucoup d’outils similaires sont faits pour des agences en croissance et se paient par utilisateur. Toimur est fait pour les freelances, les entrepreneurs individuels, les consultants indépendants et les agences d’une personne, à un seul prix.
Vous saisissez le taux de TVA sur chaque ligne. Toimur calcule la TVA et l’imprime sur la facture. Il ne devine aucun taux à partir du pays de votre client, d’un numéro de TVA ou de ce que vous vendez. Il ne vérifie aucun numéro de TVA dans un registre officiel. Choisir le bon taux est une décision comptable, qui reste entre vous et votre comptable.
Bon à savoir avant de commencer. Ce sont des choix délibérés, pas des fonctionnalités manquantes.
Aucune carte bancaire n’est demandée. Le suivi du temps, l’écran « Non facturé » et les factures PDF sont inclus dans la formule gratuite. Les formules payantes relèvent les limites et retirent le filigrane du PDF.
Voir ce que coûte chaque formule