Toimur organizza il tuo lavoro per cliente, progetto e attività. Registri le ore su ogni attività, e Toimur trasforma il lavoro finito in una fattura.
Ogni ora che registri appartiene a un'attività, ogni attività a un ordine di acquisto, ogni ordine a un progetto e ogni progetto a un cliente. Dato che tutto è collegato, Toimur può mostrare quanto vale ciascuno di essi. Non devi confrontare un foglio di calcolo delle ore con una cartella di contratti.
Imposta valuta, termini di pagamento, numero fiscale e lingua della fattura una volta sola per ogni cliente. I freelance hanno spesso clienti in paesi diversi, quindi ogni cliente ha le sue impostazioni. Anche la tua azienda è un cliente, così il lavoro interno viene seguito a parte e non conta come fatturabile.
Un progetto è un singolo lavoro, come lo vede il tuo cliente. Appartiene al cliente che lo paga e ha date e note proprie. Quando un progetto finisce, lo archivi invece di eliminarlo.
L'ordine di acquisto è il contratto dietro un progetto. Contiene il numero d'ordine del tuo cliente, se te ne dà uno. Le tue tariffe vengono fissate sull'ordine il giorno in cui lo crei, così un nuovo prezzo concordato l'anno prossimo non cambia il prezzo del lavoro già concordato. Ogni fattura riguarda un solo ordine di acquisto. Molti clienti confrontano la fattura con l'ordine prima di pagare.
Ci sono due modi di fatturare un'attività. A forfait, fatturi per intero le ore concordate quando il lavoro è finito, qualunque sia il numero di ore che ha richiesto davvero. Con un monte ore, fatturi le ore che usi, fino al limite che hai concordato. Scegli una volta sola, sull'attività, perché le sole ore non dicono quale modo è stato concordato.
Inserisci una data, il numero di ore e una nota. La nota diventa il testo della riga di fattura. Non c'è nessun cronometro e nessun rilevamento dell'inattività. Toimur non accetta più ore del limite che hai concordato con il cliente.
Creala dalla schermata «Da fatturare», con tutto ciò che è dovuto su un solo ordine di acquisto. Toimur crea un PDF nella lingua del tuo cliente, con il suo numero d'ordine, le tue coordinate di pagamento e i termini di pagamento che avete concordato.
Una fattura non pagata si nota facilmente. Una settimana di lavoro finito e mai fatturato, no. Per questo la prima schermata di Toimur mostra quanto lavoro aspetta di essere fatturato. La schermata «Da fatturare» lo elenca tutto, raggruppato per cliente e per ordine di acquisto, dal più vecchio, con un totale per ogni valuta e l'età della voce più vecchia. Da lì puoi trasformare ogni gruppo in una fattura.
La bacheca mostra le tue attività in tre colonne: «Da fare», «In corso» e «Completate». Puoi vedere tutti i tuoi clienti, oppure un cliente o un progetto alla volta. Ogni scheda mostra il cliente, il progetto e le ore registrate rispetto al budget. Un'attività passa a «In corso» quando registri la prima ora, e a «Completate» quando la chiudi. Le schede non si trascinano, quindi la bacheca corrisponde sempre al tempo che hai registrato.
Le ore che registri non hanno un prezzo proprio. Quando crei una fattura, Toimur prende la tariffa dall'ordine di acquisto, dal cliente o dalla tua tariffa standard. Poi scrive il prezzo sulla riga di fattura. Così il lavoro da fatturare usa le tariffe in vigore il giorno in cui fatturi, e una fattura che hai già emesso mantiene i suoi prezzi. Gli importi sono calcolati in centesimi interi, quindi ogni totale è preciso al centesimo.
Un esempio con calcoli reali: tre righe di lavoro registrato su un solo ordine di acquisto, una tariffa giornaliera scritta a mano e l'IVA calcolata sull'imponibile, non su ogni riga.
Non tutto ciò che vendi è tempo. Tieni le tue licenze, i piani di assistenza e i pacchetti in un catalogo. Ogni prodotto ha un'unità (per esempio per utente o per organizzazione), un periodo (da una tantum o mensile fino alla licenza perpetua) e un prezzo per valuta. Aggiungi i prodotti a un preventivo o a una fattura, accanto alle tue ore. Quando aggiungi un prodotto, la riga ne copia il nome e il prezzo. Così, se in seguito cambi il prezzo, i documenti che hai già creato restano uguali. Toimur non converte mai un prezzo da una valuta all'altra.
Un lead è un'azienda che vorresti come cliente. Salva il suo sito web, il settore e la dimensione, le persone che conosci al suo interno e la cronologia dei tuoi rapporti: contatti, risposte, incontri e note. La fase del lead cambia man mano che li registri. Un prossimo passo con una data compare nella Panoramica quando arriva il giorno. Un'opportunità è qualcosa che vuoi vendere a un'azienda: prodotti dal tuo catalogo, e ore. La pipeline mostra ogni opportunità per fase, da aperta a vinta. Un preventivo creato da un'opportunità parte con le righe già compilate. Quando un lead acquista, lo converti in cliente, e le sue persone di contatto e la sua cronologia passano al cliente. I Lead fanno parte del piano Max.
Nessuna funzione per i team: niente assegnazione del lavoro, niente ruoli, niente permessi, nessuna casella condivisa, nessun diario delle attività e nessun prezzo per utente. Molti strumenti simili sono fatti per agenzie in crescita e si pagano per ogni utente. Toimur è per freelance, ditte individuali, consulenti indipendenti e agenzie di una persona sola, a un solo prezzo.
Scrivi tu l'aliquota IVA su ogni riga. Toimur calcola l'IVA e la stampa sulla fattura. Non deduce un'aliquota dal paese del tuo cliente, da una partita IVA o da ciò che vendi. Non verifica le partite IVA in nessun registro ufficiale. Scegliere l'aliquota giusta è una decisione contabile, e resta a te e al tuo commercialista.
Vale la pena saperlo prima di cominciare. Sono scelte fatte di proposito, non funzioni che mancano.
Non serve una carta di credito. La registrazione delle ore, la schermata «Da fatturare» e le fatture PDF sono nel piano gratuito. I piani a pagamento alzano i limiti e tolgono la filigrana dal PDF.
Guarda quanto costa ogni piano